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Responsabilités du gérant d’équipe – vue d’ensemble

Le gérant d’équipe est le moteur de l’existence et du succès d’une équipe. La surveillance de l’équipe est nécessaire afin d’organiser un programme structuré et sans danger qui offre l’expérience la plus gratifiante possible aux patineuses et, par extension, à leurs familles. Voici un aperçu des tâches et des responsabilités les plus courantes dont un gérant d’équipe pourrait être appelé à s’acquitter.

  1. Gestion générale et surveillance
    • Participer au processus d’embauche de l’entraîneur et du personnel d’entraînement ainsi qu’à la gestion de contrats. Ce processus, en totalité ou en partie, pourrait relever du conseil d’administration du club.
    • Être la principale personne-ressource de l’équipe, à l’interne et l’externe, et gérer toutes les communications reçues et envoyées.
    • Servir de lien entre le personnel d’entraînement et les parents.
    • Gérer l’horaire, le calendrier et le programme.
    • Réserver la glace et gérer le contrat pour la glace (au besoin).
    • Participer aux réunions entre l’entraîneur, les parents et les patineuses. Toutes les réunions entre les parents, les patineuses et l’entraîneur se déroulent en présence du gérant d’équipe.
    • Prendre des dispositions pour les spectacles sur glace et d’autres apparitions.
    • Organiser les activités sociales (fêtes pour l’équipe, promotion du travail d’équipe).
    • Coordonner les accompagnatrices et d’autres bénévoles.
    • Coordonner les auditions de l’équipe ou les activités portes ouvertes avec l’entraîneur.
    • Surveiller la sélection du personnel professionnel de soutien (couturier, technicien responsable de la musique, autres).
    • Superviser la rédaction et l’application des règles et des politiques de l’équipe, y compris une politique pour les remplaçantes, tel que le définit et l’établit l’entraîneur.
    • Surveiller toutes les questions de discipline et de résolution de conflits.
  2. Administration de l’équipe
    • Créer et tenir à jour une liste des membres de l’équipe avec leurs adresses électroniques et numéros de téléphone.
    • Créer et distribuer les calendriers aux parents et patineuses (mensuellement).
    • Créer et tenir à jour les formulaires médicaux et les listes de personnes à contacter en cas d’urgence (voir à l’annexe A un exemple de formulaire médical et de permission de voyage).
    • Soumettre l’inscription de l’équipe à Patinage Canada avant l’échéance du 1er novembre.
    • Recueillir les formulaires d’inscription des membres de l’équipe, des copies de leurs documents de preuve d’âge et des copies de leurs cartes de membre de Patinage Canada.
  3. Gestion financière de l’équipe
    • Créer un budget et s’occuper des finances et de la comptabilité de l’équipe.
    • Affecter des fonds aux dépenses conformément au budget et payer les factures de l’équipe.
    • Recueillir les cotisations et les paiements.
    • Préparer les états financiers et les présenter au conseil d’administration et aux parents.
    • Organiser des collectes de fonds et chercher à obtenir des commanditaires.
  4. Logistique de la compétition
    • Soumettre tous les formulaires exigés d’inscription aux compétitions et faire l’inscription complète en ligne (si elle fait partie de l’inscription à l’événement) avant l’échéance fixée, y compris pour l’entraîneur qui y assiste, l’accompagnatrice, les patineuses, le ou les programmes prévus, les renseignements sur la musique, l’information sur les personnes à contacter sur place, etc. (voir à l’annexe B un exemple du formulaire d’antécédents médicaux pour les compétitions de qualification).
    • Prendre les dispositions pour le déplacement et l’hébergement (avion, autobus, train et hôtel).
    • Surveiller l’horaire quotidien de l’équipe durant l’événement, tel qu’il a été discuté avec l’entraîneur.
    • Faire les réservations pour les restaurants, les locaux hors glace ou les salles de conférence, au besoin.
    • Vérifier que l’équipe et les patineuses ont tous les documents de voyage nécessaires (passeports, cartes d’assurance, documentation médicale, etc.) ainsi que l’équipement et les tenues de compétition (voir à l’annexe C un exemple de listes de contrôle précompétition pour les gérants d’équipe et les patineuses.)
  5. Autres
    • Aider à la promotion de l’équipe et au recrutement des patineuses.
    • Surveiller les relations publiques, la publicité et les relations avec les médias.
    • Sélectionner les bénévoles auxiliaires.

Un gérant d’équipe peut déléguer des tâches et des responsabilités précises aux patineuses plus âgées de l’équipe, aux capitaines d’équipe et à d’autres parents. Cette stratégie est recommandée, surtout si le gérant d’équipe travaille avec plus d’une équipe. Un bon gérant d’équipe devrait se soucier de former une remplaçante tout en assurant le succès continu de la gestion de l’équipe ou des équipes.

De nombreuses organisations prospères choisissent de fonctionner avec une structure de comité selon laquelle des responsabilités précises, dont les finances, la logistique de compétition, la collecte de fonds et d’autres tâches, sont attribuées aux principaux bénévoles compétents. Le gérant d’équipe est ainsi responsable de diriger et de gérer ce comité de l’équipe de patinage synchronisé. En outre, le gérant d’équipe sera souvent tenu de travailler en collaboration avec le conseil d’administration du club et de lui fournir des rétroactions ainsi que des rapports d’étape; certaines des tâches et responsabilités décrites dans ce guide peuvent être partagées entre le gérant d’équipe et le conseil.

Dans les régions et les clubs où le gérant d’équipe travaille au sein d’une organisation assez importante, ses responsabilités pourraient englober des buts davantage axés sur l’élite et la haute performance. Le gérant d’équipe devra superviser plus de temps d’utilisation de la patinoire et de séances d’entraînement et aura plus de patineuses, d’équipes, de bénévoles et de professionnels à gérer alors que sa charge de travail administrative et de bureau supplémentaire augmentera proportionnellement à la taille de l’organisation. Les tâches et les responsabilités additionnelles peuvent comprendre, entre autres, l’établissement de buts et de stratégies à long terme, le recrutement d’entraîneurs hautement qualifiés d’autres régions ou pays et la facilitation de leur déménagement, la coordination de séminaires d’information pour les parents, la création de programmes pour les anciens et de développement des athlètes, la superviser des décisions sur la nutrition ou les ressources en matière de conditionnement physique.

 

Tâches précises

Les gérants d’équipe assument de nombreuses et importantes responsabilités et les décisions qu’ils prennent ont une incidence sur l’équipe. Ces responsabilités sont expliquées de façon plus détaillée dans les pages suivantes.

 

Sélection de l’entraîneur

Le processus de sélection de l’entraîneur peut être complexe selon l’emplacement, le budget, le délai pour la sélection et la disponibilité des entraîneurs. Il faut pouvoir offrir la rémunération appropriée en fonction du niveau de compétences et de l’expérience de l’entraîneur. Des annonces peuvent être publiées dans les journaux locaux, les bulletins de club ou de section ou on peut avoir recours à des ressources en ligne. Idéalement, l’entraîneur retenu devrait compter de l’expérience en patinage synchronisé, soit à titre de patineur, d’entraîneur ou d’entraîneur adjoint. Embaucher le bon entraîneur est une importante décision; c’est le travail efficaces, la créativité, l’expertise et l’enthousiasme de l’entraîneur qui permettront de distinguer une équipe unie et énergique d’un groupe de personnes qui patine simplement ensemble.

On recommande que l’organisation et l’entraîneur signent un contrat une fois que les conditions d’emploi ont été convenues. Le contrat peut être à court ou à long terme, mais les conditions d’emploi, la rémunération et les modalités de paiement peuvent être négociées et convenues entre le gérant d’équipe et l’entraîneur, selon les besoins de chacune des parties. Une liste de contrôle des éléments à considérer pour la création d’un contrat de travail figure à l’annexe D.

Les entraîneurs doivent respecter les critères de base suivants :

  • entraîneur professionnel inscrit à Patinage Canada (inclut l’assurance);
  • certification en secourisme et réanimation cardio-respiratoire;
  • possession du niveau correct de certification pour l’équipe du Programme national de certification des entraîneurs (PNCE);
    • niveau approprié de certifications en entraînement exigé pour le niveau auquel s’inscrira son équipe aux Championnats nationaux de patinage synchronisé et à tous les événements de qualification qui les précéderont;
  • connaissance des exigences techniques de Patinage Canada et des communications applicables de l’UIP;
    • l’entraîneur doit bien vouloir et pouvoir apprendre les règlements régissant le patinage synchronisé et se tenir à jour à propos de tout changement qui pourrait survenir;
  • démonstration du comportement, de la communication et de la présentation convenant à un entraîneur professionnel;
  • possession des connaissances techniques appropriées au niveau de l’équipe;
  • capacité de gérer les responsabilités de base du patinage synchronisé : sélection de musique, choix de costumes, chorégraphie, discipline de base, sécurité des patineuses, excellentes aptitudes organisationnelles et capacité de travailler en groupe;
  • disposition à consulter des ressources externes (officiels ou autres entraîneurs) et à participer aux occasions d’éducation continue et de développement professionnel;
  • démonstration d’un bon esprit sportif et d’aptitudes en leadership;
  • respect de toutes les règles et politiques du club et de Patinage Canada.

 

Sélection de l’équipe de soutien sur glace et hors glace

À l’instar de l’équipe de bénévoles qui travaille avec un gérant d’équipe, la taille du personnel d’entraînement peut s’en tenir aux éléments fondamentaux et ne compter qu’un entraîneur, puis s’accroître ensuite pour englober une multitude de professionnels à l’appui. Cette équipe peut comprendre un entraîneur adjoint, un chorégraphe, un entraîneur pour les poussées-élans, des entraîneurs spécialisés (danse, ballet), des entraîneurs chargés du programme de conditionnement physique, des consultants en nutrition, etc. Le gérant d’équipe et l’entraîneur devraient déterminer les besoins de l’équipe et établir les budgets. Dans la plupart des cas, une équipe nouvelle ou débutante n’a besoin que de personnel d’entraînement et d’aucune ressource professionnelle externe supplémentaire. Permettre à l’entraîneur de travailler avec un adjoint représente un excellent moyen de former et de garder les nouvelles ressources dans votre club ou région.

 

Sélection et responsabilités des accompagnatrices

Lorsqu’un gérant d’équipe surveille plus d’une équipe, il est préférable de travailler avec des accompagnatrices. Les équipes comptent souvent un ou deux accompagnatrices chacune, choisis parmi les parents des patineuses. Étant donné que la majorité des équipes de patinage synchronisé sont composées de jeunes filles et de femmes, l’équipe préfère parfois avoir une femme comme accompagnatrice. Les accompagnatrices sont sélectionnées avec l’assistance de l’entraîneur, selon leur relation avec l’équipe, leur sociabilité, leur disponibilité et leur capacité de travailler avec une équipe.

Les principales responsabilités de l’accompagnatrice concernent le bien-être de l’équipe et sont généralement les suivantes :

  • faire fonction de liaison entre les patineuses et le gérant d’équipe;
  • assister à toutes les séances d’entraînement et aider à faire jouer la musique et en ce qui concerne l’équipement, au besoin;
  • posséder une certification en secourisme (non exigée, mais préférée);
  • s’assurer que l’équipe est au courant du calendrier et observe l’horaire établi par le gérant d’équipe ou l’entraîneur, informer les membres de l’équipe de tout changement au calendrier établi;
  • communiquer aux patineuses l’information provenant du gérant d’équipe;
  • gérer les costumes de compétition durant l’événement et assurer leur entretien, réparation et entreposage dans l’intervalle entre les événements;
  • assister à toutes les compétitions :
    • coordonner les repas;
    • travailler au calendrier avec l’entraîneur et le gérant d’équipe;
    • préparer le vestiaire pour les séances d’entraînement, l’entraînement officiel et la compétition et s’assurer qu’on le laisse propre;
    • aider à assurer la discipline, y compris comment l’équipe se présente en public et son comportement à la patinoire, à l’hôtel et dans les restaurants;
    • aider en ce qui concerne les couvre-feux et les réveils de l’équipe;
  • coordonner les événements de l’équipe avec l’entraîneur et l’équipe;
  • coordonner les exigences supplémentaires en matière de costumes avec la ou les capitaines de l’équipe;
  • surveiller et recueillir les renseignements médicaux des membres de l’équipe, mettre régulièrement à jour ces renseignements lorsque des changements se produisent;
  • aider à la collecte de toute documentation nécessaire des membres de l’équipe qui doivent être soumis à Patinage Canada, comme exigé;
  • aider aux campagnes de collecte de fonds des membres de l’équipe;
  • faire fonction d’agent de liaison entre les membres de l’équipe, l’entraîneur et le gérant d’équipe;
  • gérer le « sac secours » de l’équipe durant l’entraînement et la compétition. Il s’agit habituellement d’un sac ou d’un fourre-tout contenant ce qui suit :
    • trousse de base de premiers soins, produits d’hygiène féminine et boîte de papiers mouchoirs;
    • protège-lames et lacets de patin supplémentaires;
    • tournevis pour tous les types de vis utilisées pour les lames ainsi que vis supplémentaires;
    • produits de coiffure : élastiques, pinces à cheveux, gel, fixatif;
    • ruban de hockey clair (pour coller les lacets et les empêcher de se défaire), ruban adhésif;
    • paire supplémentaire de collants propres et non endommagés de la bonne couleur;
    • fournitures de couture, épingles de sûreté, ciseaux;
    • maquillage pour la compétition (apporté seulement aux compétitions), miroirs.

 

Préparation du budget

L’importance du budget d’exploitation d’une équipe varie considérablement d’une équipe à l’autre, selon la durée de la saison et la complexité du programme de formation, les membres du personnel, les frais de glace, le lieu de la tenue des compétitions et d’autres variables. Le budget d’une équipe doit toujours considérer et inclure ce qui suit (le cas échéant) :

  • frais d’entraînement;
    • ces frais devraient englober la chorégraphie et la production de musique;
  • honoraires d’entraîneurs adjoints;
  • frais de glace;
  • coûts hors glace;
    • location de salle, le cas échéant;
    • honoraires de toute personne-ressource engagée (ballet, Pilates, danse, etc.);
  • séminaires prévus et évaluations physiques;
  • robes et autres besoins en costumes (survêtements, vestes d’équipe, robes pour l’entraînement, etc.);
  • compétitions prévues :
    • hôtel;
    • autobus, billets d’avion ou frais de covoiturage;
    • frais d’entraînement (sur glace et hors glace);
    • frais de glace (si on achète des périodes d’entraînement supplémentaires);
    • coût d’une salle hors glace (pour la location d’un local hors glace);
    • frais de compétition (inscription et autres frais);
  • frais de gestion, le cas échéant (papier, accès Internet, fournitures de base, location d’un local, etc.).
    À l’annexe E figure un exemple de feuille de calcul du budget de l’équipe.

 

Gestion financière

L’établissement du budget et les frais exigés des patineuses dépendront entièrement de l’organisation. Certains clubs englobent toutes les dépenses dans un budget et perçoivent d’avance une somme unique qui couvre tous les frais pour les patineuses. D’autres facturent tout d’abord seulement les frais de base et budgètent et perçoivent les frais pour chaque compétition ou événement séparément. Un grand nombre d’entre eux acceptent des paiements échelonnés et ont des politiques claires sur la quantité et la fréquence des paiements qu’ils exigent de leurs membres.

L’élément le plus important de la gestion financière est de garder des voies de communication claires et ouvertes avec ceux qui paient les cotisations des patineuses. L’utilisation de relevés mensuels et la tenue à jour des parents et des patineuses aux réunions de l’équipe permettront à tous de savoir en toute confiance où on dépense leur argent.

Bien que ce ne soit pas la partie la plus plaisante des fonctions d’un gérant, la perception des frais relève de ses responsabilités. De nombreuses équipes ont formulé des politiques claires à propos des échéances des paiements et les conséquences qui seront imposées (le cas échéant) aux patineuses dont les paiements sont en souffrance. Les gérants demandent souvent l’aide des accompagnatrices pour aider à recueillir les paiements ou les sommes recueillies par les patineuses lors de collectes de fonds.

La gestion des finances de l’équipe englobera aussi certaines des tâches suivantes :

  • gestion des finances de l’équipe englobera aussi certaines des tâches suivantes :
  • la préparation des budgets d’exploitation;
  • les factures et relevés des patineuses;
  • le calcul des recettes (bourses, dons, etc.);
  • le calcul et le paiement des factures;
  • la gestion de l’encaisse;
  • la production de relevés comptables pour l’équipe et la communication de renseignements aux parents et patineuses;
  • l’entretien de rapports avec les commanditaires ou les organisations qui font des dons;
  • l’élaboration de stratégies de collecte de fonds et de plans de mise en oeuvre.

 

Commandites

L’obtention de commandites et de dons peut aider à compenser certains des coûts associés aux déplacements, aux compétitions et aux costumes auxquels les patineuses font face tout au long de la saison. Les gérants d’équipe peuvent s’intéresser à deux types de commandite : privées et d’entreprise.

Les commandites privées sont un soutien monétaire reçu d’entreprises ou de personnes qui souhaitent faire une contribution philanthropique à l’équipe et n’attendent rien en retour.

Les commandites d’entreprise sont un soutien financier reçu d’une entreprise ou d’une organisation qui s’attendra à un certain rendement du capital investi. Il pourrait intéresser des commanditaires éventuels d’être mieux en vue au moyen de l’utilisation du logo de l’entreprise sur les vêtements des patineuses ou de signalisation.

Quel que soit le type de commandites qu’une équipe puisse être intéressée de poursuivre, un certain nombre d’étapes devraient être suivies afin d’obtenir le meilleur résultat possible pour l’équipe :

  1. évaluez les contacts actuels de l’équipe, dont les entreprises, les parents ou amis qui pourraient être intéressés à associer le nom de leur entreprise à l’équipe ou au sport du patinage synchronisé;
  2. rédigez une lettre de proposition de commandite à l’intention de tous les contacts. Cette lettre devrait inclure les renseignements suivants :
    • courte description du sport, antécédents de l’équipe, historique de compétition, buts de l’équipe et objectifs pour la prochaine saison, biographies des patineuses, etc.;
    • explication des besoins financiers de l’équipe. Énoncez les coûts annuels par patineuse et précisez à quel aspect les commandites proposées seraient affectées (p. ex. inscription aux événements, déplacements, entraînement, location de glace, etc.);
    • un résumé du type et de la quantité de publicité que suscitera votre équipe durant la saison aux événements, aux spectacles sur glace, dans les médias, etc.;
    • une explication de la raison pour laquelle l’équipe souhaite établir un partenariat avec le commanditaire potentiel;
    • un aperçu des avantages que la commandite peut offrir à l’entreprise, dont :
      • une plus grande mise en vue de l’entreprise au moyen d’annonces, de programmes d’événements, de reconnaissance du logo sur les vêtements, etc.;
      • une assimilation positive de la marque et une meilleure image de marque;
      • une plus grande notoriété de la marque;
      • de la publicité pour le site Web;
      • une exposition aux médias locaux ou nationaux;
    • les coordonnées de l’équipe.
  3. Assurez le suivi par un appel ou un courriel environ de 3 à 4 jours après le premier contact.
    Demandez au commanditaire potentiel s’il a eu la chance de lire la lettre et prenez rendez vous
    pour un entretien face à face afin de discuter davantage des détails.
  4. Envoyez toujours une carte de remerciement après avoir rencontré un commanditaire potentiel. Même s’il a refusé la commandite, ce geste montre que l’équipe est attentionnée et ceci pourrait encourager les occasions de commandite à l’avenir.

Comme référence supplémentaire, veuillez consulter les Lignes directrices sur le marketing affichées sous « Clubs et écoles » dans la section de Connexion des membres du site Web de Patinage Canada.

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