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Conflit d'intérêts des administrateurs, des membres de comité et des fiduciaires (politique)

Référence: Règlement général 1402 (2) (d)

Entrée en vigueur: Juin 2000

 

1.0 PRÉAMBULE

Patinage Canada a élaboré la présente politique afin d’éviter les conflits d’intérêts à tous les niveaux de ses activités, y compris de l’organisation dans son ensemble, dans les décisions des comités et du Conseil d’administration, et dans le travail du personnel professionnel – à tous les niveaux – national, section et club.

La Politique sur les conflits d’intérêts de Patinage Canada fait partie du code de déontologie et des descriptions de postes des administrateurs, des membres de comités et des fiduciaires qui participent aux activités de Patinage Canada.

Le Comité d’éthique de Patinage Canada aura la responsabilité de produire des lignes directrices et des exemples afin d’aider à la mise en œuvre de la présente politique aux niveau national, des sections, des régions et des clubs.

 

2.0 MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE

La présente politique s’applique :

  • À tous les membres de n’importe quel conseil d’administration ou conseil de fiduciaires (« conseil »).
  • Tous les membres d’un comité, peu importe lequel (qui comprend les sous-comités et les groupes de travail) aux niveaux national, et des sections, des régions et des clubs.

La présente politique s’applique, peu importe si les administrateurs, les membres de comités ou les fiduciaires sont des employés, des officiels, des entraîneurs, des athlètes ou des bénévoles.

 

3.0 OBLIGATIONS GÉNÉRALES DES ADMINISTRATEURS, DES MEMBRES DE COMITÉS ET DES FIDUCIAIRES

Pour mieux comprendre en quoi consistent les conflits d’intérêts, il faut comprendre les fonctions générales des administrateurs, des membres des comités et des fiduciaires.

Les administrateurs et les fiduciaires sont des fiduciaires, c’est-à-dire qu’ils s’engagent à exercer leurs fonctions en toute bonne foi, compétence et soin. De manière générale, les administrateurs et les fiduciaires doivent, en tout temps :

  • agir avec honnêteté et de bonne foi, dans l’intérêt de l’organisation;
  • faire usage de leur pouvoir correctement, et de leur discrétion raisonnablement;
  • faire usage de leur pouvoir et de leur discrétion pour le motif pour lequel ils leurs sont conférés;
  • éviter les conflits d’intérêts.

Bien que les membres de comités ne soient pas nécessairement des fiduciaires, l’organisation exige néanmoins que les membres de ses comités, en tout temps :

  • agissent honnêtement et de bonne foi, dans l’intérêt de l’organisation;
  • fassent usage de leur pouvoir correctement, et de leur discrétion raisonnablement;
  • fassent usage de leur pouvoir et de leur discrétion pour le motif pour lequel ils leurs sont conférés;
  • évitent les conflits d’intérêts.

Le devoir d’agir avec honnêteté et de bonne foi – Agir avec honnêteté et de bonne foi signifie que les administrateurs, les membres de comités et les fiduciaires ne cherchent pas à obtenir des avantages personnels ou pour une autre personne; n’ont pas l’intention de décevoir personne et ne suivent pas aveuglément les opinions de la majorité des administrateurs du Conseil ou du comité.

Le devoir d’exercer correctement le pouvoir conféré – L’exercice correct du pouvoir conféré aux administrateurs, membres de comités et fiduciaires signifie que la personne n’agit pas en raison d’un plan secret, mais qu’elle exerce son pouvoir dans un but légitime qui sert les intérêts de l’organisation.

Le devoir d’éviter les conflits d’intérêts – Les conflits d’intérêts surviennent lorsqu’une personne se trouve (ou aurait pu se trouver) en situation de loyauté partagée. Les administrateurs, les membres de comités et les fiduciaires doivent faire preuve d’une loyauté totale à l’organisation. Donc, ils doivent être conscients des possibilités de conflits d’intérêts et ils doivent agir avec franchise et attention dans de telles situations.

« Éviter » les conflits d’intérêts ne signifie pas que les administrateurs, les membres de comités ou les fiduciaires ne seront jamais placés en situation de conflits d’intérêts – cela veut dire que lorsque la personne est (ou pourrait être) en situation de conflit d’intérêts, elle reconnaît la situation et la traite correctement.

Il est important de se souvenir que les conflits d’intérêts surviennent habituellement et plus souvent qu’autrement, dans des circonstances normales. Il n’y a rien d’intrinsèquement incorrect ou illégal au sujet de la simple existence d’un conflit d’intérêts qui implique un administrateur, un membre de comité ou un fiduciaire. La seule existence d’un conflit d’intérêts ne nuit pas nécessairement à l’intégrité de ces personnes ou encore à l’intégrité du Conseil ou du comité.

Les conflits d’intérêts ne causent problème que dans les situations où les administrateurs, membres de comités ou fiduciaires ne reconnaissent pas qu’il y a conflit d’intérêts ou ne traitent pas la situation correctement.

Éviter les conflits d’intérêts, au sens strict du mot, signifie de mettre l’intérêt de l’organisation au-dessus de tout autre intérêt ou fonction.

De manière générale, le conflit d’intérêts pris au sens strict du mot survient lorsque les administrateurs, les membres de comités ou les fiduciaires (ou une personne ou groupe associé à des derniers) désirent obtenir des avantages (financiers, professionnels, personnels ou autres) de l’organisation.

Éviter un conflit d’intérêts dans le sens plus large du mot signifie que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire doit évaluer ses points de vue et ses propositions en fonction de leurs avantages pour l’organisation. Tous les membres du Conseil d’administration ou du comité devraient contribuer par ses seules compétences et opinions, et points de vue honnêtes, aux discussions du conseil ou du comité. Cependant, lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, les actions de la personne seront jugées en fonction des avantages procurés à l’organisation dans son ensemble.

Par exemple, une membre de comité qui est une entraîneure est autorisée – et il est attendu d’elle – qu’elle présente le point de vue des entraîneurs dans les discussions. Cependant, lorsque cette membre doit prendre une décision au sein du comité, elle doit donner la priorité à l’intérêt de l’organisation dans son ensemble, même si cela signifie que la décision prise n’est pas dans l’intérêt spécifique de la communauté des entraîneurs.

Éviter les conflits d’intérêts et l’apparence de conflit d’intérêts – Un conflit d’intérêts peut être actuel et évident. Généralement, cette situation se présente lorsqu’un administrateur, un membre de comité ou un fiduciaire a un intérêt matériel dans une transaction ou un contrat proposé auquel l’organisation est peut-être une des parties.

L’intérêt matériel peut provenir directement du fait que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire a un intérêt personnel dans le contrat ou la transaction. Ou l’intérêt matériel peut provenir indirectement du fait que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire a un lien d’emploi ou un investissement avec l’entité qui négocie avec l’organisation, ou en raison de liens familiaux ou autres personnels.

On entend généralement par intérêt matériel un intérêt suffisant pour résulter en un avantage – même minime – à l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire. Habituellement, bien qu’il y ait des exceptions, cet avantage (direct ou indirect) est d’ordre pécuniaire.

Les lois des sociétés et des fiducies qui régissent Patinage Canada et d’autres organisations imposent aux administrateurs, aux membres des comités et aux fiduciaires l’obligation de révéler s’ils ont d’une quelconque façon, directement ou indirectement, un intérêt dans tout contrat ou projet de contrat avec l’organisation. (Comme les membres de comités peuvent également se trouver dans des situations de conflits d’intérêts, la présente politique de Patinage Canada s’applique indistinctement aux administrateurs, aux membres de comités et aux fiduciaires.)

Lorsque les conflits d’intérêts d’ordre « juridique » ne sont pas traités selon les règles établies, il peut s’ensuivre des conséquences juridiques graves. Par exemple, la décision sur le contrat peut faire l’objet d’une action en justice et la protection d’assurance des membres des Cadres et directeurs (C et D) pourrait être compromise, si un conflit d’intérêts non déclaré menait à une action en justice.

Parfois, même s’il n’y a pas de conflit d’intérêts « juridique », il peut y avoir la possibilité d’apparence raisonnable de conflit d’intérêts, du point de vue objectif d’un observateur externe.

Par exemple, si un comité constitue la liste des patineurs qu’il invitera à participer à une séance de développement, et que l’un des patineurs est membre du même club que l’un des membres du comité, un observateur extérieur objectif pourrait penser que ce membre du comité favorise le patineur de son club. Dans ce cas, même si le membre du comité est impartial, il y a possibilité d’apparence de conflit d’intérêts. Que cette perception soit raisonnable ou non dans une situation donnée dépendra des faits et des circonstances, dont ce qui est « en jeu » dans la décision à prendre.

Encore une fois, il peut y avoir des conséquences graves lorsqu’il y a apparence raisonnable de conflit d’intérêts et que la situation n’est pas traitée convenablement. L’intégrité du Conseil ou du comité peut en être ébranlée et leurs décisions peuvent faire l’objet d’une action en justice, si le conflit d’intérêts n’est pas traité convenablement.

Pour toutes ces raisons, les administrateurs, les membres des comités et les fiduciaires doivent suivre les règlements ci-dessous pour ce qui est de la connaissance, la divulgation, l’examen objectif de même que la résolution des différends.

 

4.0 CONNAISSANCE

Tous les administrateurs, les membres de comités et les fiduciaires doivent faire preuve de vigilance afin de déterminer :

  • s’ils ont ou non un intérêt matériel dans un contrat ou une transaction à l’étude par le Conseil d’administration ou le comité (« conflit d’intérêts juridique »);
  • si, même en l’absence de conflit d’intérêts juridique, il existe d’autres facteurs qui peuvent ou pourraient les empêcher d’exercer un jugement objectif (« conflit d’intérêts possible »);
  • si, même en l’absence de conflit d’intérêts possible, il existe d’autres facteurs qui pourraient donner à un observateur extérieur objectif un motif raisonnable de penser que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire pourrait ne pas exercer son jugement de façon objective (« apparence raisonnable de conflit d’intérêts »).

 

5.0 DIVULGATION

Généralement, un administrateur, un membre de comité ou un fiduciaire qui est à l’emploi d’une entreprise, qui offre ses services à une entreprise ou qui a un intérêt financier dans une entreprise qui fait affaire ou désire faire affaire avec Patinage Canada, une section, une région ou un club, a le devoir général et continuel de divulguer cet intérêt par écrit à Patinage Canada, à la section, à la région et au club en question.

Conflit d’intérêts juridique – Lorsqu’un administrateur, un membre de comité ou un fiduciaire a un conflit d’intérêts juridique, cette personne doit dans les plus brefs délais divulguer le conflit d’intérêts à Patinage Canada, à la section, à la région ou au club en question en remplissant le formulaire s’intitulant Déclaration de conflit d’intérêts figurant à l’Annexe « A » de la présente politique, et la faire parvenir :

  • au président/président du Conseil d’administration ou à la personne désignée (dans le cas des administrateurs ou des fiduciaires);
  • au président du Comité (dans le cas des membres de comités);
  • au Comité de direction (dans le cas du président/président du Conseil d’administration).

La nature du conflit d’intérêts doit être décrite suffisamment en détails pour permettre aux autres administrateurs, membres du comité ou fiduciaires de comprendre la nature et l’ampleur de l’intérêt en question.

Dans certains cas, l’administrateur, le membre du comité, le fiduciaire peut se trouver en situation de conflit d’intérêts juridique sans toutefois pouvoir, en raison de ses obligations envers d’autres personnes, divulguer dans les détails la nature du conflit d’intérêts. Dans ce cas, la personne doit néanmoins remplir et remettre le formulaire de Déclaration de conflit d’intérêts, et au moins révéler qu’elle a un intérêt non déterminé.

Conflit d’intérêts possible ou apparent – Lorsqu’un administrateur, un membre de comité, un fiduciaire risque de se trouver en situation de conflits d’intérêts, ou qu’il y a matière à apparence de conflit d’intérêts, la personne doit au moins divulguer l’intérêt en question au Conseil ou au comité, en donnant des détails suffisants pour permettre aux autres administrateurs, membres du comité ou fiduciaires de comprendre la nature du conflit d’intérêts et son ampleur.

Le président du Conseil ou du comité peut alors exiger que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire remplisse le formulaire de Déclaration de conflit d’intérêts et le fasse parvenir au président/président du Conseil d’administration ou à la personne désignée (dans le cas des administrateurs et des fiduciaires), au président du comité (dans le cas des membres du comité) ou au Comité de direction (dans le cas du président/président du Conseil d’administration).

 

6.0 EXAMEN OBJECTIF

L’examen objectif signifie que seuls les administrateurs, les membres de comités ou les fiduciaires qui sont objectifs peuvent participer aux décisions faites par le Conseil ou le comité.

Lorsqu’un administrateur, un membre de comité ou un fiduciaire :

  • a divulgué un conflit d’intérêts par rapport à une question;
  • est trouvé, à la suite de la procédure de résolution, être en situation de conflit d’intérêts juridique, possible ou d’apparence raisonnable par rapport à une question;
  • alors l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire n’est pas « désintéressé » et ne doit pas participer aux discussions, aux débats et au vote en rapport avec cette question.

Lorsqu’on a recours à la procédure de résolution pour produire une décision ou des directives concernant un conflit d’intérêts, la décision ou les directives doivent être observées.

Dans de nombreuses situations, il est approprié que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire qui est en situation de conflit d’intérêts se retire physiquement de la salle pendant que les autres discutent de la question, en débattent et votent.

Le procès-verbal de la réunion du Conseil ou du comité doit indiquer l’absence de l’administrateur, du membre du comité ou du fiduciaire de la discussion, du débat de même que son abstention à tout vote concernant la question (ou le respect de la décision ou des directives prises dans le cadre de la procédure de résolution, selon le cas).

 

7.0 RÉSOLUTION DES LITIGES

Les règlements concernant la connaissance et la divulgation doivent toujours être observés. Cependant, Patinage Canada reconnaît qu’il n’est pas toujours possible de déterminer clairement si une situation de fait particulière revient ou non à un conflit d’intérêts juridique, possible, ou d’apparence raisonnable. En outre, les mesures à prendre pour traiter les conflits d’intérêts ne sont pas toujours évidentes.

Dans ces cas, lorsque survient un litige concernant un conflit d’intérêts possible, il importe d’amorcer la procédure de résolution dans les plus brefs délais afin de déterminer les mesures qui seront prises pour régler le conflit d’intérêts possible. Dans tous les cas, il faut respecter un délai raisonnable.

7.1 PROCÉDURE DE RÉSOLUTION – NIVEAU NATIONAL : La procédure de résolution suivante s’applique dans les situations où l’administrateur, le membre de comité ou le fiduciaire exerce des fonctions au niveau national:

    1. Le destinataire de la Déclaration de conflit d’intérêts doit consulter le Comité de direction et le Comité d’éthique de Patinage Canada quant à la nature du conflit d’intérêts possible et aux mesures à prendre pour régler cette situation.
    2. Dans le cadre du processus de consultation, il peut être demandé à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire de fournir de l’information additionnelle concernant la nature du conflit d’intérêts.
    3. Le Comité d’éthique de Patinage Canada communiquera sa décision ou ses directives concernant le conflit d’intérêts, par écrit, à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire, de même qu’au président du Conseil et du comité en question.
    4. Si l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire, ou encore le président du Conseil ou du comité en question s’objecte à la décision ou aux directives, il doit rédiger une lettre exposant les raisons de l’objection et la faire parvenir au Comité de direction de Patinage Canada.
    5. Sur réception de la lettre d’objection, le Comité de direction de Patinage Canada, en consultation avec le Comité d’éthique de Patinage Canada, nommera un conseiller indépendant chargé d’étudier la question.
    6. Dans le cadre de la procédure d’examen, il se pourrait qu’on demande à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire de fournir de l’information additionnelle au conseiller indépendant.
    7. Le conseiller indépendant présentera au président/président du Conseil d’administration ou à la personne désignée ses recommandations concernant le conflit d’intérêts, par écrit, dans les 15 jours suivant sa nomination.
    8. Le président/président du Conseil d’administration ou la personne désignée, communiquera sa décision ou ses directives concernant le conflit d’intérêt, par écrit, à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire, de même qu’au président du Conseil ou du comité, dans un délai de cinq (5) jours après avoir reçu les recommandations du conseiller indépendant.

7.2 PROCÉDURE DE RÉSOLUTION – NIVEAU DES SECTIONS, RÉGIONS ET CLUBS : Toutes les sections doivent constituer un Comité d’éthique de la section chargé d’étudier les conflits d’intérêts et les questions d’ordre moral qui surviennent au niveau de la section, de la région ou du club. La procédure de résolution qui suit s’applique lorsque l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire exerce ses fonctions au niveau de la section, de la région ou du club. Pour les litiges au niveau du club, l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire doit d’abord demander de l’aide au président du club ou à la personne désignée pour résoudre le litige. Si le litige ne peut être résolu, alors on a recours à la procédure de résolution décrite ci-dessous.

    1. Le destinataire de la Déclaration de conflits d’intérêts consulte le Comité de direction de la section et le Comité d’éthique de la section au sujet de la nature du conflit d’intérêts possible et des mesures à prendre pour régler la situation.
    2. Dans le cadre de ce processus de consultation, il peut être demandé à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire de fournir de l’information additionnelle quant à la nature du conflit d’intérêts.
    3. Le Comité d’éthique de la section communiquera sa décision ou ses directives concernant le conflit d’intérêts, par écrit, à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire, de même qu’au président du Conseil ou du comité en question.
    4. Si l’administrateur, le membre du comité, le fiduciaire ou le président du Conseil ou du comité en question s’objecte à la décision ou aux directives, il doit envoyer une lettre dans laquelle sont exposées les raisons de l’objection au Comité de direction de la section.
    5. Sur réception d’une lettre d’objection, le Comité de direction de la section, en consultation avec le Comité d’éthique de la section, nommera un conseiller indépendant chargé d’étudier la question.
    6. Dans le cadre de ce processus d’examen, il se peut que l’administrateur, le membre du comité ou le fiduciaire doive fournir de l’information additionnelle au conseiller indépendant.
    7. Le conseiller indépendant présentera au président de la section, de la région ou du club en question ou à la personne désignée ses recommandations concernant le conflit d’intérêts dans un délai de 15 jours après sa nomination.
    8. Le président ou la personne désignée communiquera sa décision ou ses directives concernant le conflit d’intérêts, par écrit, à l’administrateur, au membre du comité ou au fiduciaire, de même qu’au président du Conseil ou du comité en question, dans un délai de cinq (5) jours après la réception des recommandations du conseiller indépendant.

 

8.0 INFRACTION À LA POLITIQUE

Toute infraction à la présente politique (y compris l’inobservation d’une décision ou des directives finales en vertu de la procédure de résolution) est une question d’ordre disciplinaire qui sera traitée dans le cadre de la Politique concernant les plaintes, les suspensions et les expulsions de Patinage Canada.

 

9.0 DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique a été approuvée par le Conseil d’administration de Patinage Canada et entre en vigueur le 1er juin 2000.

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